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ルーティンワークが中心の仕事の場合は別にして、事務・技術系の仕事は関連部署との連携が必要であったり、何か月か掛けて行う仕事や、毎月定期的に行わねばならない仕事や予想外の飛び込みの仕事が多数与えられ、それを自己裁量で進めるケースが少なくありません。
こんな仕事の従事している人の共通的な悩みとして、忙しく日々の仕事をこなしているのに、効率が上がらず、仕事が遅れがちになる点が上げられます。
こうした理由には、個別の理由もあるでしょうが、共通的に効率を高めるために、ちょっとしたポイントを習慣づけるだけで改善可能な面も少なくないのです。以下にその効率を高めるための習慣付けポイントについて紹介したいと思います。
まず何か月かを掛けて推進する仕事は、毎月の計画にブレークダウンします。その上で、毎月定期的に行うべき仕事と合わせて月間業務計画を立てます。これをベースにして、日々その日に行うべき仕事を始業時に列挙します。
この日々の計画を立てる点が最初のポイントです。
しかし飛び込みの仕事が入ってくれる事もあり、仕事は計画通りに行かない事も少なくありません。
この場合には、飛び込みの単発仕事で、比較的時間の掛からない仕事はすぐに行うのがお勧めです。こうして1日の仕事が終われば、朝に立てた計画の達成状況をチェックし、月計画を睨んで明日の予定を列挙して退社します。
そして翌朝に昨日退社時に立てたその日の計画を再チェックし、修正が必要なら修正して仕事を始めます。これは昨日の退社時の計画に無理がないかを再チェックするのがポイントです。
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こんな事で、効率が高まるのかと思われるでしょうが、日々の仕事達成目標を持つ事で、惰性で仕事をするのに比べてモチベーションが高まり、集中力もアップして仕事の効率が高まるのです。
また最近仕事を推進するに当たり、集中力を失わせる要因となっているのが電子メールです。
関係部門と連携を取り、推進する仕事の場合、多くの部署や同じ部門の上司や同僚から様々な電子メールが舞い込みます。
この電子メールが入るたびに、その内容をチェックしている様では、メールをチェックしたり返信する事で仕事をしている気になり、仕事の効率以前の問題となってしまいます。
非常に沢山のメールが舞い込む場合、メールチェックと返信は朝1回と昼食後1回と退社前に限定するべきです。
しかもCCでのメールはタイトルだけチェックして読まずに済ます方法を取るのもお勧めです。
多くの人にCCでメールを送る人は、何かあった時に情報は出していると言う証拠の為に送っている様なもので、多くの人にとってはあまり必要ない情報である事が多いからです。
また自分から、関連部署にお願いや情報を与える必要がある場合には、必要最低限の人に朝一番メール発信し、返信を求めた場合には、退社時にその返信をチェックすれば十分でしょう。
時間を限定してメールチェックする事で、何か不都合が生じる様なら、必要とする人から電話が入るはずで、電子メールの処理に追われたり、CCの情報を読んでいる様では情報に忙殺されるだけで、自分がその日にするとリストアップした仕事を終える事は出来ないのです。
以上、ごく簡単な自分のルールを習慣付ける事で、仕事の効率は非常に高まるものなのです。
忙しい日々を過ごしながら、仕事が進まないと悩んでおられる方は、騙されたと思って、この方法を実践される事をお勧めします。